Навигационное меню
Организация мероприятий, организация корпоративов, конференций

Служба информационной поддержки

+7 (495) 725-39-73

Контактная информация

Навигационное меню

Как минимизировать расходы на проведение мероприятия. 7 идей

Узнайте из нашей статьи, как можно уменьшить расходы на организацию и проведение мероприятия (конференции, семинара, форума и др.) без ущерба его качества. Эти советы также подойдут тем, кто хочет провести бизнес-встречу на хорошем уровне и без особых затрат.

Узнать стоимость вашей конференции или любого другого делового мероприятия можно у специалистов ETS-Event Logistic

Минимизировать расходы на организацию конференции

Минимизировать расходы на организацию конференции

 

Идея 1. Планирование

Вы — хозяин своего мероприятия, и при планировании можете избежать самых распространенных ошибок. Чем раньше вы начнете планировать мероприятие, тем лучше. Обычно при бронировании площадки или заказе кейтеринга заранее вам предложат хорошую скидку.

Кроме этого, у вас будет достаточно времени, чтобы просмотреть все варианты и выбрать лучший и приемлемый по деньгам.

 

Планирование лежит в основе сокращения расходов

Планирование лежит в основе сокращения расходов

 

Можно сравнить организацию мероприятия со строительством дома. Нарушение сроков всегда приводит к тому, что ритм работы сбивается, часть подрядчиков простаивает, а часть, наоборот, вынуждена работать сверх нормы. Все это неминуемо ведет к удорожанию всего проекта.

Обратившись к специалистам ETS-Event Logistic, вы избавите себя от лишних хлопот по планированию.

 

Идея 2. Время мероприятия — в ваших руках

Вам  решать, во сколько будет начало и конец мероприятия. Имейте в виду, что конференция с утра до вечера потребует минимум двухразового питания.

Организуйте ваше мероприятие после обеда, в этом случае гостей не нужно будет кормить, если мероприятие короткое, или достаточно будет устроить один кофе-брейк, если мероприятие продлится долго.

 

Идея 3. Будьте открытыми

Чтобы мероприятие состоялось, организатору требуется объединить за одним столом множество компаний-подрядчиков и отдельных специалистов.

 

Организуйте общение между подрядчиками и  индивидуальными исполнителями

Организуйте общение между подрядчиками и индивидуальными исполнителями

 

Большинство организаторов предпочитают индивидуальные встречи с каждым из них, препятствуя их совместному общению. Но это может привести к разрозненности, непониманию и сбоям между отдельными звеньями процесса.

Пусть все, кто работает над мероприятием, знают друг друга, знают цели и задачи будущей конференции, семинара, форума или бизнес-встречи.

Соберите всех, кто будет задействован в организации ивента, расскажите, что вы хотите получить в итоге, не скрывайте бюджет, которым располагаете.

Позвольте участникам процесса знать друг друга в лицо, общаться и решать возникшие проблемы.

А вам остается только периодически устраивать общие собрания, чтобы убедиться, что все идет по плану.

 

Идея 4. Электричество

На одно мероприятие обычно уходят тысячи киловатт электричества. Попробуйте использовать энергосберегающие лампочки или другие способы экономии электроэнергии.

 

Идея 5. Экономный wi-fi

Как правило, арендуя площадку, вам автоматически предлагают воспользоваться услугами интернет-провайдера этой площадки.

Но часто эти услуги бывают дороже, чем в среднем по рынку.

Поэтому обговаривая условия аренды, сообщите, что вопросом установки wi-fi вы займетесь сами.

 

Идея 6. Долой бумажные носители

Как вы думаете, долго ли хранят гости мероприятия глянцевые брошюры и прочий раздаточный материал с конференций? Ответ: совсем нет.

 

Экономьте на распечатках  во время мероприятия

Экономьте на распечатках во время мероприятия

 

Отсюда вывод: не стоит делать распечатки. Лучше один раз заказать мобильное приложение и обновлять его к каждому мероприятию.

С помощью мобильного приложения вы можете в режиме реального времени транслировать происходящее на вашем мероприятии для тех, кто по какой-то причине не смог лично на нем побывать.

 

Идея 7. Трансформируйте площадку

Если в вашей компании есть конференц-зал, сделайте там адаптивную сцену, чтобы ее можно было трансформировать под любой формат мероприятия.

 

Конференц-зал со сценой-трансформером экономит будущие затраты на мероприятие

Конференц-зал со сценой-трансформером экономит будущие затраты на мероприятие

 

Сцену, которую при помощи вертикальных и горизонтальных панелей, бесшовных видеостен и ЖК-панелей можно менять в зависимости от направленности мероприятия. Например, делать в строгих деловых тонах, если это конференция, или попробовать яркий броский дизайн, если речь идет о юбилее компании.

Мы рассказали о 7 способах, как можно сэкономить во время организации и проведения конференции, бизнес-встречи, семинара и любого другого мероприятия. Звоните, и мы составим смету вашего мероприятия в рамках предложенного бюджета.

css.php
© 2014 - EventLogistic. Все права защищены.